Politique de confidentialité

Mosaic AI agit à titre de sous-traitant pour le compte du propriétaire ou gestionnaire immobilier (le « responsable du traitement ») qui a intégré LeaseAI à son processus de location. C'est ce propriétaire qui détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données.

Lors de votre conversation avec l'agent LeaseAI, nous collectons :

• Prénom et nom de famille
• Adresse courriel et numéro de téléphone
• Réponses aux questions de qualification (présence d'animaux, situation d'emploi, nombre d'occupants, date d'emménagement souhaitée, etc.)
• Historique complet de la conversation avec l'agent
• Données techniques (horodatage des messages, canal utilisé : widget web, SMS ou Facebook Messenger)

Lors de la conversation avec l'agent, nous ne collectons pas de données de paiement ni de numéro d'assurance sociale. Une enquête de préqualification (antécédents, solvabilité) peut toutefois être réalisée via notre prestataire Trustii : elle porte sur des renseignements à caractère financier considérés comme sensibles au sens de l'article 12 de la Loi 25, et n'est effectuée qu'avec votre consentement exprès et distinct, uniquement lorsqu'une telle vérification est requise dans le processus de location.

Nous recueillons vos renseignements personnels avec votre consentement, lequel doit être manifeste, libre et éclairé et donné à des fins déterminées. En interagissant avec l'agent LeaseAI, vous consentez à la collecte et au traitement décrits dans la présente politique. Les renseignements sensibles (par exemple une enquête de solvabilité) font l'objet d'un consentement exprès et distinct. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir vos droits) ; ce retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué auparavant.

• Qualification de votre candidature locative
• Planification de visites avec le propriétaire
• Communication avec vous par courriel ou SMS aux fins de confirmation de rendez-vous
• Amélioration continue du service (données anonymisées ou agrégées uniquement)

LeaseAI utilise un traitement automatisé (intelligence artificielle) pour préqualifier votre candidature à partir de vos réponses. Lorsqu'une décision vous concernant repose exclusivement sur un tel traitement automatisé, vous avez le droit, conformément à la Loi 25 :

• d'en être informé ;
• d'obtenir, sur demande, les renseignements utilisés pour rendre la décision ainsi que les principales raisons et facteurs l'ayant influencée, et de faire corriger ces renseignements ;
• de présenter vos observations à une personne de notre équipe (ou du propriétaire responsable) en mesure de réviser la décision.

La décision finale de location demeure prise par le propriétaire ; LeaseAI fournit une aide à la qualification, non un refus automatique et définitif.

Pour fournir le service, Mosaic AI fait appel aux prestataires suivants. Chacun traite vos données dans la mesure strictement nécessaire à l'exécution de sa tâche :

Les transferts vers des prestataires situés hors du Québec font l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et sont encadrés par des clauses contractuelles conformes à l'article 17 de la Loi 25.

Conformément à la Loi 25, vos renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été collectés. Dès que ces finalités sont accomplies (candidature traitée, visite planifiée ou dossier clos), vos données identifiantes sont supprimées ou anonymisées de façon irréversible.

À titre indicatif, notre politique interne fixe un délai maximum de conservation de 12 mois suivant la clôture de votre dossier, sauf obligation légale contraire ou instruction différente du propriétaire responsable du traitement.

Le service utilise des témoins (cookies) strictement nécessaires à son fonctionnement — notamment pour maintenir votre session authentifiée et assurer la sécurité. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires ni de pistage à des fins de marketing. Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer les témoins, mais certaines fonctions (comme la connexion) pourraient alors ne plus fonctionner.

Mosaic AI met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, divulgation, modification ou destruction :

• Base de données — hébergée sur Amazon RDS (PostgreSQL), chiffrée, accessible uniquement via une connexion interne chiffrée (SSL/TLS), sans exposition publique
• Documents et baux — stockés sur Amazon S3 avec chiffrement au repos
• Comptes et permissions— les utilisateurs, rôles et organisations sont gérés par un service d'authentification dédié, mis à jour et corrigé régulièrement
• Transport — chiffrement de bout en bout des échanges (HTTPS / TLS 1.3)
• Accès — contrôle basé sur les rôles et principe du moindre privilège, limité au personnel autorisé

L'infrastructure est hébergée au Canada (région AWS ca-central-1).

Conformément à la législation applicable, vous disposez des droits suivants :

• Accès — obtenir communication de vos renseignements personnels détenus par Mosaic AI
• Rectification — faire corriger des informations inexactes ou incomplètes
• Suppression— demander l'effacement de vos données lorsque leur conservation n'est plus justifiée
• Portabilité — recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine (conformément à la Loi 25)
• Retrait du consentement — retirer votre consentement à tout moment, sans préjudice de la licéité du traitement antérieur
• Déindexation / cessation de diffusion— demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ou la désindexation d'un hyperlien y donnant accès, lorsque la loi le permet

Pour exercer ces droits, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse : o.laberge@mosaic-ai.ca . Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

En cas d'incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisés, ou perte de renseignements personnels), nous prenons les mesures raisonnables pour en diminuer les risques. Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en informons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et tenons un registre des incidents, conformément à la Loi 25.

Nous pouvons mettre à jour la présente politique à tout moment. La version en vigueur est toujours accessible à app.lease-ai.ca/terms. En cas de modification substantielle, un avis sera affiché dans l'interface.

Mosaic AI
Responsable de la protection des renseignements personnels
o.laberge@mosaic-ai.ca

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés.

Mosaic AI acts as a data processor on behalf of the property owner or manager (the "data controller") who has integrated LeaseAI into their rental process. The property manager determines the purposes and means of processing your data.

During your conversation with the LeaseAI agent, we collect:

• First and last name
• Email address and phone number
• Answers to qualification questions (pets, employment status, number of occupants, desired move-in date, etc.)
• Full conversation history with the agent
• Technical data (message timestamps, channel used: web widget, SMS, or Facebook Messenger)

During the conversation with the agent, we do not collect payment information or social insurance numbers. A pre-qualification check (background, creditworthiness) may however be performed through our provider Trustii: it involves financial information deemed sensitive under Section 12 of Law 25, and is carried out only with your express, separate consent, solely when such a check is required in the rental process.

We collect your personal information with your consent, which must be clear, free, and informed and given for specific purposes. By interacting with the LeaseAI agent, you consent to the collection and processing described in this policy. Sensitive information (for example a credit check) is subject to express, separate consent. You may withdraw your consent at any time (see your rights); withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out beforehand.

• Qualification of your rental application
• Scheduling property viewings with the landlord
• Communicating with you by email or SMS to confirm appointments
• Continuous service improvement (using anonymized or aggregated data only)

LeaseAI uses automated processing (artificial intelligence) to pre-qualify your application from your answers. Where a decision concerning you is based exclusively on such automated processing, you have the right, under Law 25, to:

• be informed of it;
• obtain, upon request, the personal information used to make the decision, the principal reasons and factors that led to it, and to have that information corrected;
• submit your observations to a member of our team (or of the responsible landlord) able to review the decision.

The final rental decision remains with the property owner; LeaseAI provides qualification assistance, not an automatic, final refusal.

To deliver the service, Mosaic AI engages the following sub-processors. Each processes your data only to the extent necessary for their specific function:

Transfers to providers located outside Quebec are subject to a privacy impact assessment and governed by contractual clauses in accordance with Section 17 of Law 25.

Under Quebec Law 25, your personal information is retained only for as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected. Once those purposes are accomplished (application processed, viewing scheduled, or file closed), your identifying data is deleted or irreversibly anonymized.

As an internal policy guideline, we apply a maximum retention period of 12 months after your file is closed, unless a longer period is required by law or instructed by the responsible property manager.

The service uses strictly necessary cookies to operate — notably to keep your authenticated session and ensure security. We do not use advertising cookies or tracking for marketing purposes. You can configure your browser to block cookies, but some features (such as signing in) may then no longer work.

Mosaic AI implements appropriate technical and organizational measures to protect your data against unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction:

• Database — hosted on Amazon RDS (PostgreSQL), encrypted, reachable only over an internal encrypted connection (SSL/TLS), with no public exposure
• Documents and leases — stored on Amazon S3 with encryption at rest
• Accounts and permissions — users, roles, and organizations are managed by a dedicated authentication service that is regularly updated and patched
• Transport — end-to-end encryption of all exchanges (HTTPS / TLS 1.3)
• Access — role-based access control and least-privilege principles, limited to authorized personnel

Infrastructure is hosted in Canada (AWS ca-central-1 region).

Under applicable law, you have the following rights:

• Access — obtain a copy of your personal information held by Mosaic AI
• Rectification — request correction of inaccurate or incomplete information
• Erasure — request deletion of your data when retention is no longer justified
• Portability — receive your data in a structured, machine-readable format
• Withdrawal of consent — withdraw your consent at any time without affecting the lawfulness of prior processing
• De-indexing / cessation of dissemination — request that dissemination of information cease, or that a hyperlink giving access to it be de-indexed, where the law allows

To exercise these rights, contact our Privacy Officer at: o.laberge@mosaic-ai.ca . We will respond within 30 days.

In the event of a confidentiality incident (unauthorized access, use or disclosure, or loss of personal information), we take reasonable measures to reduce the risks. Where an incident presents a risk of serious injury, we notify the Commission d'accès à l'information and the affected individuals, and keep a register of incidents, in accordance with Law 25.

We may update this policy at any time. The current version is always available at app.lease-ai.ca/terms. We will notify you of material changes through the interface.

Mosaic AI
Privacy Officer
o.laberge@mosaic-ai.ca

You also have the right to lodge a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) or the Office of the Privacy Commissioner of Canada (OPC) if you believe your rights have not been respected.